Clinify User Guide

বিজনেস ড্যাশবোর্ড (/Business dashboard) — ব্যবহার নির্দেশিকা

প্রকাশ করার পর এই রুটে গেলে ব্রাউজারেই সম্পূর্ণ গাইড দেখা যাবে।

কেন ব্যবহার করবেন

  • পুরো ফার্মেসির সর্বশেষ পারফরম্যান্স এক নজরে দেখা (বিক্রি, ক্রয়, ক্যাশ ফ্লো, ট্রেন্ড)।
  • দৈনিক কাজ দ্রুত শুরু করা (ইনভয়েস, পেমেন্ট, স্টক অ্যাডজাস্ট)।
  • কোন ব্রাঞ্চে কত বিক্রি/স্টক সমস্যা হচ্ছে তা দ্রুত বোঝা।
  • রিপোর্টিং ও অডিটের জন্য তাৎক্ষণিক ভিজিবিলিটি পাওয়া।

কিভাবে ব্যবহার করবেন (স্টেপ-বাই-স্টেপ)

  • লগইন করার পর `Dashboard` ক্লিক করে `/pharmacy/dashboard` এ যান।
  • উপরের ব্রাঞ্চ সিলেক্টর থেকে প্রয়োজন হলে ব্রাঞ্চ বাছুন (পারমিশন থাকলে)।
  • কার্ড/চার্টে লাস্ট ৩০ দিনের সারাংশ দেখুন (বিক্রি, পেমেন্ট ট্রেন্ড ইত্যাদি)।
  • যেই জায়গায় সমস্যা বা সুযোগ আছে, সেখান থেকে সংশ্লিষ্ট সাইডবার অপশনে যান।

গুরুত্বপূর্ণ নোট

  • প্রতিটি অপশন ইউজারের পারমিশনের ওপর নির্ভর করে দেখা যাবে।
  • কিছু অপশন ব্রাঞ্চ টাইপ অনুযায়ী সীমিত থাকে (যেমন Sales Invoice = Shop)। Purchase Invoice মূল ব্রাঞ্চ (SHOP) থেকে করা যাবে।

ডিপেন্ডেন্সি — কোন কাজের আগে কী সেটআপ লাগবে

  • Product যোগ করতে আগে এগুলো থাকা দরকার: Brand, Category, UOM (Unit of Measure), Supplier (ঐচ্ছিক), Tax/Print সেটিং (প্রয়োজনে)।
  • Sales Invoice/ POS চালাতে আগে লাগবে: Product স্টক, Price, Customer (ঐচ্ছিক), Tax সেটিং, Cash Drawer কনফিগ।
  • Purchase Invoice করতে আগে লাগবে: Supplier, Product, UOM, Branch (Main/Shop)।
  • Inventory Transfer করতে আগে লাগবে: Source/Destination Branch, Product স্টক, Transfer Permission।
  • Reports সঠিক পেতে আগে লাগবে: সঠিক Product Master, Invoice এন্ট্রি, Expense এন্ট্রি।

ফুল সিস্টেম ফ্লো — এক নজরে বোঝা

  • Master Data সেটআপ → Products তৈরি → Inventory/Operations → Sales/POS → Finance/Reports → Audit/Settings।
  • উদাহরণ: নতুন ব্র্যান্ডের ৫০০ পিস ওষুধ আনলেন → Brand/Category/UOM সেট → Product যোগ → Purchase Invoice → স্টক বাড়ল → POS/Sales Invoice → Payment → Reports/Profitability দেখা।

Product Add করার সময় ডিপেন্ডেন্সি (বিস্তারিত)

  • Brand: কোন ব্র্যান্ডের পণ্য তা রিপোর্টিং ও প্রাইসিংয়ে লাগে; উদাহরণ: Square, ACI।
  • Category: গ্রুপিং ও রিপোর্টিং; উদাহরণ: Antibiotic, Painkiller।
  • UOM: বিক্রির ইউনিট ঠিক রাখতে; উদাহরণ: Box/Strip/Piece।
  • Supplier (ঐচ্ছিক): কার কাছ থেকে আসে; Purchase Invoice এ দ্রুত সিলেক্ট করতে সুবিধা।
  • Tax/Print সেটিং (প্রয়োজনে): VAT/প্রিন্ট টেমপ্লেট ঠিক থাকলে ইনভয়েস ঠিক আসে।

Sales/POS ফ্লো — ডিপেন্ডেন্সি ও কাজের ধাপ

  • Product + Stock থাকলেই Sales Invoice/POS করা যায়।
  • Customer থাকলে লয়ালটি/ডিসকাউন্ট ট্র্যাক সহজ হয়।
  • POS → Sales Invoice অটো হয় → Payment এ রিসিভড টাকা এন্ট্রি → Reports এ সেলস দেখা যায়।

Purchase ফ্লো — ডিপেন্ডেন্সি ও কাজের ধাপ

  • Supplier সেট → Product + UOM আছে → Purchase Invoice → স্টক আপডেট।
  • ভুল/ড্যামেজড হলে Purchase Return → Supplier ক্রেডিট/সমন্বয়।

Inventory ফ্লো — ডিপেন্ডেন্সি ও কাজের ধাপ

  • Transfer: দুই ব্রাঞ্চ, পণ্য স্টক, পারমিশন দরকার।
  • Adjustment/Damage: ফিজিক্যাল কাউন্টের সাথে মিলাতে স্টক বাড়ানো/কমানো।
  • Expiry: মেয়াদ শেষের আগে ছাড়/রিটার্ন সিদ্ধান্ত।

রিয়েল-লাইফ কাজের প্রবাহ (সিনারিও)

  • সকালবেলা: Dashboard খুলে গতকালের বিক্রি, আজকের ট্রেন্ড, আর স্টক ভ্যালু দেখেন → আজ কোন পণ্য দ্রুত ফুরোতে পারে বুঝে Inventory থেকে রি-অর্ডার করেন।
  • দুপুরে: কাস্টমার ভিড় হলে POS ব্যবহার করে দ্রুত বিল করেন → সেলস ইনভয়েস অটো হয় → ক্যাশ ড্রয়ার মিলিয়ে নেন।
  • বিকেলে: সাপ্লায়ার স্টক দিলে Purchase Invoice করেন → ইনভেন্টরি আপডেট হয় → স্টক কম থাকলে Transfers দিয়ে অন্য ব্রাঞ্চে পাঠান।
  • মাস শেষ: Expenses এ সব খরচ যোগ করেন → Ledger মিলিয়ে Reports থেকে Profitability দেখেন → কোন ব্র্যান্ডে কম মার্জিন, সেটার ডিসকাউন্ট ঠিক করেন।

Sidebar অপশনসমূহ — কাজ ও রিয়েল-লাইফ উদাহরণ

  • Dashboard: সারাংশ, ট্রেন্ড, দ্রুত সিদ্ধান্ত; উদাহরণ: আজ বিক্রি কম দেখলে Reports এ গিয়ে টপ সেলিং পণ্য দেখেন, তারপর Coupons চালু করেন।
  • Operations > Purchase Invoice: সরবরাহকারীর কাছ থেকে স্টক কেনার ইনভয়েস; উদাহরণ: ২০০ পিস প্যারাসিটামল এলো → ইনভয়েস এন্ট্রি করলে স্টক অটো বাড়ে।
  • Operations > Sales Invoice: কাস্টমারকে বিক্রির ইনভয়েস; উদাহরণ: দোকান থেকে OTC বিক্রি হলে ইনভয়েস করে রেভিনিউ ট্র্যাক।
  • Operations > Payments: বকেয়া পরিশোধ/গ্রহণ; উদাহরণ: Supplier কে ৫০% পেমেন্ট দিলেন → বাকি টাকা ডিউ হিসেবে থাকে।
  • POS > POS & Cash Drawer: ক্যাশ কাউন্টার থেকে দ্রুত বিক্রি; উদাহরণ: পিক টাইমে বারকোড স্ক্যান করে দ্রুত বিল, ক্যাশ ড্রয়ার ডে-এন্ড মিলানো।
  • Inventory > Products: পণ্য তালিকা ও স্টক; উদাহরণ: নতুন ব্র্যান্ড যোগ, প্রাইস/প্যাক সাইজ সেট করা।
  • Inventory > Inventory Adjustments: স্টক মিসম্যাচ ঠিক করা; উদাহরণ: ফিজিক্যাল কাউন্টে ৫ পিস কম → অ্যাডজাস্ট করে রেকর্ড মিলানো।
  • Inventory > Transfers: এক ব্রাঞ্চ থেকে অন্য ব্রাঞ্চে স্টক পাঠানো; উদাহরণ: শহর শাখা থেকে আউটলেটে ৫০ পিস পাঠানো।
  • Inventory > Purchase Return: সরবরাহকারীকে ফেরত দেওয়া; উদাহরণ: ভুল ব্যাচ/ড্যামেজড স্টক ফেরত দিয়ে ক্রেডিট নোট পাওয়া।
  • Inventory > Sales Return: কাস্টমার রিটার্ন; উদাহরণ: ভুল ওষুধ কিনলে রিটার্ন নিয়ে স্টক আপডেট।
  • Inventory > Damage Product: নষ্ট পণ্য আলাদা করা; উদাহরণ: পানি লেগে প্যাকেট নষ্ট হলে ড্যামেজে মার্ক করে স্টক কমানো।
  • Inventory > Expiry & Recalls: এক্সপায়ারি/রিকল ট্র্যাক; উদাহরণ: ৩০ দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হওয়া পণ্য ছাড় দিয়ে বিক্রি।
  • Master Data > Branches: শাখা যোগ/ব্যবস্থাপনা; উদাহরণ: নতুন ওয়্যারহাউস খুললে ব্রাঞ্চ অ্যাড করে স্টক আলাদা রাখা।
  • Master Data > Employees: কর্মী যোগ ও পারমিশন; উদাহরণ: ক্যাশিয়ারকে POS পারমিশন, ম্যানেজারকে রিপোর্ট পারমিশন।
  • Master Data > Suppliers: সরবরাহকারী তথ্য; উদাহরণ: নতুন ডিস্ট্রিবিউটরের কন্ট্যাক্ট ও পেমেন্ট টার্ম যোগ।
  • Master Data > Customers: কাস্টমার ডেটাবেস; উদাহরণ: নিয়মিত কাস্টমারের নাম্বার যোগ করলে লয়ালটি পয়েন্ট অটো যোগ হয়।
  • Master Data > Doctors: রেফারিং ডাক্তার তালিকা; উদাহরণ: কোন ডাক্তারের বেশি প্রেসক্রিপশন আসে ট্র্যাক করা।
  • Master Data > Brands: ব্র্যান্ড মাস্টার; উদাহরণ: Square/ACI ব্র্যান্ড ম্যাপিং করে রিপোর্টে আলাদা দেখানো।
  • Master Data > Categories: ক্যাটাগরি সেটআপ; উদাহরণ: Antibiotic, Painkiller ক্যাটাগরি করে রিপোর্টে বিশ্লেষণ।
  • Master Data > UOMs: ইউনিট অব মেজার; উদাহরণ: Box/Strip/Piece সেট করলে বিক্রির ইউনিট ঠিক থাকে।
  • Clinical > Prescriptions: প্রেসক্রিপশন রেকর্ড; উদাহরণ: কাস্টমারের প্রেসক্রিপশন স্ক্যান করে ভবিষ্যতে রেফারেন্স।
  • Clinical > Attachments: ফাইল/ডক আপলোড; উদাহরণ: ইনভয়েস কপি বা মেডিকেল নোট সংযুক্ত করা।
  • Rewards > Loyalty: লয়ালটি পয়েন্ট; উদাহরণ: ১০০০ টাকার বিক্রিতে ১০ পয়েন্ট দিয়ে রিটার্ন কাস্টমার বাড়ানো।
  • Rewards > Coupons: কুপন/ডিসকাউন্ট; উদাহরণ: ফেস্টিভালে ৫% কুপন চালু করে বিক্রি বাড়ানো।
  • Finance > Expenses: খরচ এন্ট্রি; উদাহরণ: বিদ্যুৎ বিল/ভাড়া/স্টাফ বেতন যোগ করে সঠিক লাভ হিসাব।
  • Finance > Ledger: লেজার ও অ্যাকাউন্টিং; উদাহরণ: মাস শেষে ইনকাম-এক্সপেন্স মিলিয়ে ব্যালেন্স চেক।
  • Reports > All Reports: সব রিপোর্ট তালিকা; উদাহরণ: মাসিক বিক্রির রিপোর্ট ডাউনলোড।
  • Reports > Generate Report: কাস্টম রিপোর্ট; উদাহরণ: নির্দিষ্ট তারিখে টপ ১০ সেলিং পণ্য বের করা।
  • Reports > Report Templates: টেমপ্লেট ব্যবহার; উদাহরণ: সাপ্তাহিক সেলস রিপোর্ট টেমপ্লেট সেভ করে ১ ক্লিকে রান।
  • Reports > Valuation: স্টক ভ্যালু; উদাহরণ: বর্তমান স্টকের মোট মূল্য বের করে ইন্স্যুরেন্স আপডেট।
  • Reports > Profitability: লাভ-ক্ষতি বিশ্লেষণ; উদাহরণ: কোন ব্র্যান্ডে বেশি মার্জিন দেখুন, কম মার্জিনে প্রমো দিন।
  • Reports > Aging: বকেয়া/স্টক এজিং; উদাহরণ: ৯০ দিনের বেশি পড়ে থাকা স্টক চিহ্নিত করে ডিসকাউন্ট।
  • Audit Logs: কে কী পরিবর্তন করেছে; উদাহরণ: কোন ইউজার ইনভয়েস এডিট করেছে ট্র্যাক করে রিস্ক কমানো।
  • Settings > General Settings: প্রতিষ্ঠান তথ্য/ডিফল্ট সেটিংস; উদাহরণ: ঠিকানা, সময়মালা আপডেট।
  • Settings > User Management: ইউজার রোল ও পারমিশন; উদাহরণ: কাউকে শুধু Sales, কাউকে Reports এক্সেস।
  • Settings > Shop Setup: সিস্টেম কনফিগ; উদাহরণ: ডিফল্ট কারেন্সি/ডক ফরম্যাট সেট।
  • Settings > Tax & Print: ট্যাক্স ও প্রিন্ট সেটিং; উদাহরণ: VAT হার সেট, ইনভয়েস প্রিন্ট টেমপ্লেট ঠিক করা।
  • Settings > Accounting: অ্যাকাউন্টিং ম্যাপিং; উদাহরণ: সেলস/পারচেজ অ্যাকাউন্ট হেড সেট করে বুককিপিং ঠিক রাখা।